La Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACIÓN APOYO, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales necesarios para el ejercicio de su objeto social, expide las presentes políticas de protección y tratamiento de datos personales, aplicables para todos los Establecimientos de la Fundación y la comunidad en general, dando cumplimiento así a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 1081 de 2015 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política.
Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACIÓN APOYO, manifiesta que garantiza la intimidad, los derechos a la privacidad y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACIÓN APOYO, se compromete a no revelar la información que digita o que le transfieren, a considerar la información personal como uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.
Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACIÓN APOYO adopta de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales de orden demográfico, económico, biométrico, de servicios, comercial y de localización que en el desarrollo de las funciones propias como entidad tenga que solicitar, utilizar, almacenar, conservar, compartir, circular a terceros, corregir, ceder o suprimir.
1 Objetivo
Establecer los lineamientos que la Fundación Apoyo debe seguir en cuanto a la protección de datos personales.
2 Alcance
Esta política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de «Fundación Apoyo» cuando el titular sea una persona natural y solo se hará uso de los datos personales del Titular para las finalidades que la entidad se encuentre facultada y en todo caso respetando y atacando la normatividad vigente.
3 Marco normativo
- Constitución Política de Colombia, Artículo 15.
- Ley 1581 de 2012.
- Decretos Reglamentarios 2184 de 2012, 1377 de 2013, 886 de 2014, Decreto 1081 de 2015 y Decreto 255 de 2022.
- Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Jurisprudencia Corte Constitucional - Sentencia C-748 de 2011.
- Circulares y Conceptos Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.
Dentro de las obligaciones impuestas por las citadas normas a los responsables del tratamiento de datos personales, se establece la necesidad de adoptar una política de tratamiento de datos personales que consagre los principios, deberes, derechos, mecanismos de protección y en general todos los aspectos que deban ser tenidos en cuenta por los involucrados en esta actividad.
4 Glosario
- AVISO DE PRIVACIDAD
- Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
- AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales, para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- BASE DE DATOS
- Conjunto creado y organizado de datos personales que será objeto de tratamiento.
- DATO PERSONAL
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por ejemplo, nombre, documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional.
- DATO PÚBLICO
- Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidas a reserva.
- DATO PERSONAL PÚBLICO
- Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
- DATO PERSONAL PRIVADO
- Toda información personal que tiene un conocimiento restringido y en principio privado para el público en general.
- DATO SENSIBLE
- Aquel dato que afecta la intimidad del titular o aquel dato personal cuyo uso sin autorización pueda generar discriminación, tales como revelar la orientación política, religiosa, racial o étnica o revelar la pertenencia a organizaciones sindicales, de derechos humanos o a partidos políticos o revelar su estado de salud, su vida sexual o los datos biométricos.
- ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
- La Fundación actúa como encargada del tratamiento de datos personales mediante la designación de un responsable del manejo de los mismos conforme las instrucciones impartidas.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
- Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- TITULAR
- Persona Natural cuyos datos personales serán objeto de tratamiento por la Fundación.
- TRANSFERENCIA DE DATOS
- Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales bajo su responsabilidad a un receptor que los solicita y quien a su vez se hace responsable del tratamiento de los datos recibidos.
- TRATAMIENTO
- Cualquier operación o conjunto de operaciones que la Fundación realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales.
5 Principios para el tratamiento de datos
El manejo y tratamiento de datos personales, al interior de La Fundación Apoyo está enmarcado bajo los siguientes principios:
Confidencialidad
Se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales recolectados por La Fundación.
Seguridad
La Fundación ha adoptado todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Legalidad
Todas las actuaciones de tratamiento de datos de carácter personal realizado por La Fundación tienen una estricta relación de causalidad con el cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias.
Finalidad
El tratamiento de datos es una actividad legítima de acuerdo con la Constitución y a Ley. La Fundación Apoyo se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.
Acceso y circulación
Los datos operados por la Fundación están destinados a cumplir una función constitucional. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular.
Libertad
Garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal, respeta el ejercicio de los derechos que a los titulares asiste y se compromete a asumir la política contenida en el presente manual.
Transparencia
La Fundación garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
6 Procedencia de los datos a proteger
6.1.1 Redes sociales
Las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, correo electrónico, Whatsapp y otras, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información y comunicación, las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo la responsabilidad de Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACIÓN APOYO por ser ajenas a la Entidad.
Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACIÓN APOYO como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de las empresas prestadoras de esas plataformas.
6.1.2 Videovigilancia
Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACIÓN APOYO informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad controlados con cámaras de videovigilancia.
Cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas, y en instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.
Los archivos obtenidos de la videovigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.
7 Clasificación de las bases de datos
La Fundación administra datos así: En calidad de responsable, provenientes de sus actividades misionales, administrativas y financieras. En este sentido La Fundación ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
Bases de datos de empleados
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con La Fundación, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias en la materia. En esta base de datos, se incorpora información privada, pública, datos sensibles y de menores.
El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, La Fundación dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
Contratistas y proveedores
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por La Fundación, para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. Los datos de carácter sensible y de menores deberán siempre contar con la autorización previa del titular o su representante.
Información general
Son las bases de datos manuales o automatizados que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible, ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas de La Fundación.
El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina La Fundación.
Niños, niñas y adolescentes
En el tratamiento de datos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento por parte de la Fundación, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior.
Cuya aplicación específica dependerá del análisis de cada caso en particular, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de Infancia y Adolescencia, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
Archivos inactivos
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen archivos o información de carácter personal inactiva. Esta información se encuentra almacenada bajo los principios archivísticos y logísticos, garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su integridad, la confidencialidad y trazabilidad de la información.
La administración y conservación de la información de carácter personal almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el cumplimiento de las funciones propias de Fundación, la cual tendrá el término de permanencia establecidos en los procedimientos de calidad.
8 Deberes en relación con el tratamiento de los datos personales
La Fundación es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, La Fundación hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de la finalidad para la que se encuentra debidamente facultado y autorizado previamente por el titular o por mandato de la Ley 1581 de 2012 más específicamente lo establecido en su artículo 17, eso sí en todo momento respetando la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
La Fundación garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional respecto de los mismos y el deber de guardarlos; estas obligaciones subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con La Fundación.
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y las cláusulas contractuales convenidas.
8.1 Reglas generales aplicables
La Fundación ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores:
- La Fundación garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad.
- Los encargados de la seguridad de la información de La Fundación, deberán dar cumplimiento estricto al presente política. La Fundación Apoyo adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de las bases de datos existentes y bajo su control.
- En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.
- La Fundación realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
- Es responsabilidad de los funcionarios de La Fundación reportar inmediatamente ante la Dirección General cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación, para que se proceda de conformidad ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales.
- La Fundación en su portal Web para garantizar la protección de la información personal, adoptará todos los mecanismos posibles para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, así como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la Fundación.
- La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, será un deber y complemento fundamental de este Manual.
8.2 Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de los mismos
El tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales y guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los mismos.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
- Análisis de mercado y segmentación de mercados, por edades, género, estrato social, actividad económica y conocer la cultura o hábito de pago.
- Segmentación de personas de acuerdo con sus necesidades y ofrecer publicidad personalizada.
- Invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
- Gestión de trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
- Encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la Fundación Apoyo.
- Confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
- Contacto al titular a través de medios electrónicos para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
- Cumplimiento de obligaciones contraídas con el titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo en el caso de que se trate de empleados de la Fundación Apoyo.
- Programas de bienestar corporativo y planificación de actividades empresariales.
- Objeto misional: apoyar el desarrollo intelectual, formación profesional, social, económica y empresarial de sus beneficiarios, mediante la intermediación de recurso humano y económico.
9 Políticas de tratamiento de la información
9.1 Generalidades sobre la autorización
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Fundación solicitará previamente la autorización escrita y firmada por el titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante formato que reposará en el archivo correspondiente y bajo la custodia del funcionario encargado del área en que estos datos serán manejados. Dicha autorización podrá ser utilizada como medio de prueba conforme lo establece la ley.
La Fundación Apoyo informará al titular de los datos lo siguiente:
- El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
- El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
- Los derechos que le asisten como titular.
- La página web, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram, Whatsapp, dirección física y demás canales de comunicación por medio de los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento.
9.2 Manifestación de la autorización
La autorización a La Fundación Apoyo para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición La fundación Apoyo.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
9.3 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
10 Derechos de los titulares
La Fundación reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Fundación en su condición de responsable del tratamiento de datos personales.
- Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a la Fundación, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
- Recibir información por parte de la Fundación, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Modificar o revocar la autorización, solicitar la supresión y/o eliminación de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre por cuanto que puede existir una obligación legal o contractual que limite este derecho.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10.1 Del derecho de acceso
La Fundación garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
10.2 Del derecho de consulta
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de La Fundación. En consecuencia, La Fundación garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la Fundación.
La Fundación establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
10.3 Del derecho a reclamar
El titular de datos personales privados que considere que la información contenida o almacenada en una base de datos de La Fundación, puede ser objeto de corrección, actualización, supresión y/o eliminación o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrá presentar reclamación ante el responsable o encargado del tratamiento de estos en la Fundación.
10.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos
La Fundación se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del titular la información de carácter personal que resulte incompleta o inexacta. Al respecto, La Fundación tendrá en cuenta lo siguiente:
- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
- La Fundación, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que la Fundación considere pertinentes y seguros.
- La Fundación, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o instalaciones de la Fundación.
10.5 Del derecho a la supresión y/o eliminación de datos
El titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a La Fundación, la supresión y/o eliminación de sus datos personales, para lo cual se tendrá en cuenta:
- Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
La Fundación en este caso como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- Los datos que sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
- La supresión de datos debe ser requerida en el término máximo de (40) días hábiles desde el momento en que se le ha hecho entrega del respectivo aviso de privacidad. Si transcurrido este periodo de tiempo no hay reclamación alguna se entiende que se puede seguir con el proceso de tratamiento de datos.
10.6 Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, La Fundación ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
Total
Sobre la totalidad de los datos entregados y consentidos, esto es, que la Fundación debe dejar de tratar por completo todos los datos que el titular de los mismos le haya entregado.
Parcial
Sobre algunos datos de los autorizados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, la Fundación deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces para otros fines del tratamiento que el responsable de conformidad con la autorización haya otorgado y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la Fundación como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
- Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
10.7 Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones
Consultas
Acceso a la información personal del Titular
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en La Fundación, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Reclamos
Corrección · Actualización · Supresión · Incumplimiento de deberes
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante La fundación el cual serán tramitados bajo las siguientes reglas:
- Formulación del reclamo: El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a La fundación Apoyo por el correo electrónico fap@fundacionapoyo.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Trámite y etiquetado: Una vez recibido el correo electrónico con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- Término de respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11 Aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales.
A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de La fundación y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los derechos del titular.
- Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
- El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
12 Protección de datos en los contratos
En los contratos laborales, la Fundación ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales la Fundación tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, la Fundación le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros son encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por La Fundación y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, La Fundación al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
13 Función de protección, deberes de los encargados y vigencia
13. Deberes de los encargados
La Fundación distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de La Fundación, mientras que los externos, son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la Fundación les suministra para la realización de una tarea asignada.
La vigencia de las bases de datos de la Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial - FUNDACION APOYO que contengan datos personales, serán por el tiempo que requiera el cumplimiento de las finalidades del tratamiento de los datos descritos en este documento, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que requiera la conservación de las bases de datos.
13. Vigencia del documento
El presente documento estará vigente durante el tiempo en que la Fundación ejerza las actividades propias de su objeto social. Los casos no previstos en el presente documento serán resueltos por la Junta Directiva y Dirección Ejecutiva de la Fundación.
El presente Documento fue aprobado en Acta de Junta Directiva de la Fundación en su reunión ordinaria celebrada el día (08) de Marzo de dos mil veinte y tres (2023).
Constancias y firmas
Yo, ELIECER PELAYO MILLAN, identificado con Cédula de ciudadanía número 91.073.305 de San Gil, en calidad de Represente Legal de la FUNDACIÓN APOYO, certifico que el presente es fiel copia tomado del original.
Documento oficial vigente
La presente Política de Protección de Datos Personales hace parte integral de los documentos públicos de Fundación Apoyo y podrá ser consultada en todo momento a través de nuestro sitio web oficial o en las instalaciones de nuestras sedes. Cualquier actualización futura será informada por los mismos canales.
Fundación de Apoyo a la Educación y Fomento Empresarial — Fundación Apoyo
NIT 804.015.942-5 · Bucaramanga, Santander